Cách viết motivation letter – cover letter làm siêu lòng nhà tuyển dụng

Bên cạnh một bảng điểm hoàn hảo, một một Statement of Purpose (SOP) ấn tượng, thì việc đầu tư cho một bức motivation Letter chất lượng có thể giúp bạn gia tăng cơ hội thành công khi nộp đơn xin học bổng tại nước ngoài. Vậy motivation Letter là gì và bạn cần làm gì và viết như thế nào để làm siêu lòng nhà tuyển dụng?

Motivation Letter là gì?

Motivation letter hay Cover letter là một lá thư thường được sử dụng để yêu cầu trong các hồ sơ xin học bổng, hồ sơ xin việc hay để xin vào một trường đại học – một hoạt động ngoại khóa nào đó.

Một motivation letter là một lá thư được dùng để mô tả lý do vì sao bạn là ứng viên hoàn hảo cho một vị trí nhất định. Lá thư này được sử dụng với 4 mục đích sau:

  • Khi bạn nộp đơn để được nhận vào một chương trình đào tạo tại một trường học nào đó
  • Khi bạn mong muốn làm việc tại một tổ chức phi lợi nhuận
  • Khi bạn xin thực tập tại một công ty
  • Khi bạn xin làm tìn nguyện viên trong một tổ chức trong nước

Đừng nên nhầm lẫn giữa motivation letter và lá thư xin việc, bởi mục đích của chúng không giống nhau.

Phân biệt Motivation (Cover) letter và Statement Of Purpose

Nếu Statement Of Purpose (SOP) là bức thư nói lên mục tiêu và kế hoạch mong muốn đạt được của cá nhân về chương trình họ đang ngắm đến, thì Motivation hay Cover letter là một lá thư để bày tỏ nguyện vọng, động lực đã khiến bạn ứng cử vào vị trí đó.

Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu hai lá thư riêng lẻ, bạn hoàn toàn có thểlồng hai nội dung trên thành một.

Cần viết gì trong motivation letter?

Motivation letter là nơi bạn gới thiệu bản thân: kinh nghiệm học tập, làm việc và quan trọng nhất là động cơ khiến bạn muốn được nhận vào vị trí đó. Đồng thời đây cũng là lá thư bày tỏ nguyện vọng của mình.

Cái quan trọng là bạn cần phải biết chọn ra những thông tin cá nhân đắt giá. Chẳng hạn, nếu bạn muốn dự tuyển vào vị trí biên tập viên cho một tờ báo thì kinh nghiệm bán quần áo ở shop sẽ chẳng có ý nghĩa gì, trong khi đó thành tích đạt giải báo tường… đồng đội hồi phổ thông sẽ thuyết phục hơn rất nhiều.

Động cơ dự tuyển có thể xuất phát từ yếu tố khách quan hoặc chủ quan, nhưng bạn cần lưu ý thông tin phải xác thực và thuyết phục và không viết theo kiểu “kể khổ” về điều kiện cá nhân. Với kinh nghiệm xét duyệt qua nhiều lá thư bày tỏ nguyện vọng, người chấm chắc chắn sẽ đoán được tỉ lệ sự thật trong câu chuyện thông qua cách hành văn của bạn.

Khi xin việc làm thêm trong quá trình du học, chẳng cần nói thì ai cũng biết lí do cơ bản là để trang trải học phí. Nhưng bạn không nên viết theo hướng tôi cần tiền và chấm hết. Một người khéo léo sẽ biết khéo léo lồng những thông tin bổ trợ cho lí do “trang trải học phí”: vì gia đình có các anh chị em vẫn đang ở tuổi đi học, vì đồng lương công nhân của bố mẹ không thể cho phép họ theo đuổi ước mơ du học – nhất là khi có sự chênh lệch mức sống giữa hai đất nước… Như vậy sẽ thuyết phục nhà tuyển dụng hơn nhiều.

Những giấy tờ cần gửi kèm thư nguyện vọng motivation letter

Một Motivation letter cần được gửi kèm với CV để chứng thực thông tin mà bạn đã trình bày là đúng. Đây cũng là cơ hội để bạn chia sẻ rõ hơn về nguyện vọng và “khoe” bày câu chuyện của mình, để người đọc hiểu hơn về nguyện vọng của bạn.

Ngoài ra, một tờ giấy có giá trị “yểm trợ” rất lớn nữa là Recommendation letter – Thư giới thiệu. Ý kiến của một người thứ ba bao giờ cũng khách quan và có trọng lượng, nhất là những người đã từng làm việc hoặc có liên quan đến quá trình học tập của bạn trước đó. Nếu bạn muốn xin học bổng, một lá thư giới thiệu của giáo viên phụ trách của khóa học trước đó sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt người cấp học bổng. Còn nếu muốn xin việc, người bạn cần tìm đến chắc chắn là sếp cũ đã quản lý trực tiếp mình rồi.

Các bằng cấp, giấy khen hay những công trình quan trọng mà bạn đã từng đạt được trước đây cũng sẽ giúp bạn minh chứng cho những thông tin đã viết trong thư.

Cấu trúc cơ bản của motivation letter

Bạn có thể viết motivation letter theo 2 cách chính:

  • Cách 1: Sử dụng cấu trúc 3 đoạn văn chính, bao gồm: Phần mở bài giới thiệu, thân bài và kết luận.
  • Cách 2: Sử dụng cấu trúc 5-7 đoạn văn. Phần thân chính chia thành từng đoạn với với 3-5 câu theo các điểm chính.

Nguyên tắc chung là nếu bạn muốn đi thực tế và chi tiết hơn vào vấn đề, hãy sử dụng cách 2. Còn nếu bạn muốn kể chuyện nhiều hơn, thì hãy sử dụng cách 1.

Cho dù có chọn theo cấu trúc nào, thì lá thư của bạn cũng nên có 3 phần chính: Giới thiệu, nội dung và kết luận.

Phần giới thiệu: Hãy giới thiệu một cách ngắn gọn và đầy đủ những thông tin cá nhân, vị trí bạn ứng tuyển cũng như nguồn tin đã giúp bạn biết đến cơ hội này.

Phần 2, cũng là phần quan trọng nhất: Giới thiệu lí do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và nghĩ rằng mình phù hợp/cần nó. Đây là lúc bạn lăng-xê những điểm mạnh của mình và nghĩ rằng mình là người họ đang kiếm tìm. Bạn có thể kết phần này bằng một câu chứng tỏ bạn đã có quan tâm tới công ty này. Hay, ví dụ khi nói về học bổng Chevening, bạn có thể nói rằng bạn đã được truyền cảm hứng và học hỏi được nhiều thông tin về học bổng này qua tác phẩm “Ngón tay mình còn thơm mùi oải hương” của tác giả Giáng Uyên.

Phần 3: Bày tỏ mong muốn được trình bày cụ thể hơn thông qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp với đại diện của công ty/học bổng đó.

Tuy yếu tố cá nhân là vô cùng quan trọng, nhưng bạn cũng cần tham khảo các mẫu viết Motivation (Cover) letter trên mạng vì có rất nhiều lí do viết thư nguyện vọng và mỗi nguyên cớ sẽ có cách đề cập khác nhau.

Nội dung trên đã phần nào cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về cách viết motivation letter. Đây sẽ là những bí quyết quan trọng giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân mình.  

Chúc các bạn thành công trong quá trình xin học bổng!

Bình luận

Bình luận